Das Zeitalter der Hängeregistratur ist vorbei-besser, es hätte nie begonnen
Wenn ich es richtig sehe, gibt es eigentlich kaum noch eine Kanzlei in Deutschland, die nicht mit Hängeregistraturen arbeitet, für den Laien: mit Akten, die in Aktenschränken hängend aufbewahrt werden. Die Beliebtheit dieses Systems ist in meinen Augen schwer zu erklären.
Ich arbeite anders: Ich benutze Regale und handelsübliche Ordner in verschiedenen Breiten.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Ordner sind wesentlich preiswerter als Hängeregister-Akten, häufig gibt es Ordner für unter einem Euro. Ebay gibt es auch noch, ich habe mir über Ebay schmale Ordner (ungefähr 4 cm Rückenbreite) besorgt, die sonst erheblich teurer sind.
Ordner haben den Vorteil, dass von vorneherein genügend Platz zur Verrfügung steht, das Phänomen der”fast patzenden Akte”tritt nicht auf. Das Anlegen der Akte geht wesentlich schneller ud unkomplizierter und der wichtigste Vorteil: mit Ordnern ist eine “Haufenbildung” nicht möglich!
Regale sind erheblich billiger als Rängeregister-Schränke, nutzen wie diese nicht so schnell ab, sind leichter zu transportieren und können auch für andere Zwecke verwandt werden. Sie nehmen auch nicht viel Platz ein, allenfalls braucht man mehr Platz an der Wand bei dafür geringerer Tiefe.
Der einzige “Nachteil” der Regalregistratur ist, dass man die Ordner nicht mit den Wiedervorlage-Systemen versehen kann, die es für Hängeregister gibt. *
Meines Erachtens ist das aber tatsächlich ein Vorteil, denn diese Systeme sind eine organisatorische Katastrophe und einer der Gründe dafür, dass in Praxen die Akten häufig nicht im Schrank sind, wo sie hingehören, sondern irgendwo in der Praxis, wo sie dann regelmäßig mit großem Engagement des Personals gesucht werden. Es ist meines Erachtens dummes Zeug, Akten, nur weil ein halbes Jahr um ist, aus dem Schrank zu holen.
Das System führt insgesamt zu viel zu häufigen Vorlagen der Akten und damit zu Überlastung und sinnlosen Beschäftigung des Personals, zur “Haufenbildung” bei den Akten usw.
Also: weg mit den Hängeregistraturen, es ist organisatorisches Teufelszeug!
*(Einfacher ist es, Wiedervorlagen schriftlich im Kalender zu notieren. Dies mache ich (außer bei wichtigen Fristen natürlich) fast nie und nur dann, wenn nicht sicher ist, dass nicht sowieso früher oder später ein Eingang in der Akte kommt. Beispiel: Schreibe ich dem Mandanten mit der Bitte um Rücksprache und seiner Rechtsschutzversicherung, weiß ich, dass sich jedenfalls einer von beiden melden wird: da brauche ich keine Frist zu notieren.)