Law + Disorder » elektronische Akte http://www.law-and-disorder.de Sich selbst und die Kanzlei managen Mon, 25 Jul 2011 17:54:17 +0000 de hourly 1 http://wordpress.org/?v=3.3.1 Kopierer- die Preise fallen http://www.law-and-disorder.de/2009/09/03/kopierer-die-preise-fallen/% http://www.law-and-disorder.de/2009/09/03/kopierer-die-preise-fallen/%#comments Thu, 03 Sep 2009 14:11:22 +0000 admin http://www.law-and-disorder.de/?p=184 Wir haben einen neuen Kopierer-genauer gesagt ein Gerät, das die 3 Funktionen Kopierer, Scanner und Drucker in sich vereinigt. Das konnte das Gerät davor das auch, aber nicht in Farbe. Außerdem eine Software, Toshiba re-rite, die zwar nicht optimal ist, aber einen doch weiter bringt. Alles in allem: das Gerät kann einige wichtige Dinge mehr oder besser.
Das Interessante daran: die Leasingrate liegt ungefähr bei der Hälfte der vorigen Rate.
Es ist also Zeit, sich nach einem neuen Kopierer umzutun, sowohl aus technischen wie auch aus preislichen Gründen.

]]> http://www.law-and-disorder.de/2009/09/03/kopierer-die-preise-fallen/%/feed 0 Schmeiß die alten Akten aus dem Schrank! – die elektronische A b l a g e http://www.law-and-disorder.de/2009/08/26/schmeis-die-alten-akten-aus-dem-schrank-die-elektronische-a-b-l-a-g-e/% http://www.law-and-disorder.de/2009/08/26/schmeis-die-alten-akten-aus-dem-schrank-die-elektronische-a-b-l-a-g-e/%#comments Wed, 26 Aug 2009 20:24:06 +0000 admin http://www.law-and-disorder.de/?p=177 Ich habe heute meinen neuen Kopierer bekommen, von Toshiba, wie das Gerät davor. Es soll die Führung unserer elektronischen Akten (im pdf-Format) erleichtern. Darüber später mehr.

Viele Kollegen, die mir und meinem Macbook im Termin begegnen, sind skeptisch, was elektronische Akten betrifft. Soll mir egal sein, ich kann verstehen, dass man mit einer Papierakte glücklich sein kann.

Wir machen aber jetzt auch eine elektronische Ablage und da sollten Sie zuhören. Dies ist ohne neue Software, neuen Workflow, Mitarbeiterschulung, was auch immer zu verwirklichen.

Wir legen ab morgen Akten nicht mehr als Papierakte ab, sondern die Akten werden eingescannt und dann vernichtet.

Die Akte wird mit allen Schikanen wie Rechnungen etc, die für das Finanzamt aufgehoben werden müssen, eingescannt, keine Trennung wegen unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, keine Vergabe von Ablagenummern etc. Brutalscan, Vor-und Rückseite, keine Kompromisse, alles wird gescannt.
Die Scans werden in eine lesbare pdf-Datei umgewandelt und gespeichert. Auf der Festplatte, ein Terrabyte (!) kostet weniger als 100 €, bleiben sie bis an das Ende ihrer Tage.

Dies hat folgende Vorteile:

Wenn die Akte gebraucht wird, wird die Datei einfach aufgerufen. Wird Sie tatsächlich noch einmal gebraucht, und Sie haben keine elektronische Aktenführung, wird sie wieder ausgedruckt. Bei elektronischer Akte steht sie sofort wieder zur Verfügung, genauer, sie war nie weg.

Keine vollen Keller mehr, keine jährliche Aktenvernichtungsprozedur.

Da die Dateien in durchsuchbaren pdfs vorliegen, finden sie sie auch wieder, wenn die Mitarbeiterin falsche Prozeßregisternummern oder was auch immer eingegeben hat. Keine Sucherei nach nicht auffindbaren Akten mehr.

Nachteile: Im Pinzip keine.

Vorsicht:
Mein Kopierer hat keinen eigenen Prozessor. Dies bedeutet, das für die Umwandlung eine eigener Rechner da sein muß. Dieser sollte natürlich relativ schnell und andereseits nur für diese Aufgabe abgestellt oder wenig beschäftigt sein.
und natürlich: Datensicherung, Datensicherung, Datensicherung!

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